2. בדיקת הבקשה להיתר בטרם היא מוגשת לעירייה על ידי היזם. חברי הנציגות יחד עם מפקח מטעם הבעלים בודקים אם אכן הבקשה תואמת למה שהובטח להם בהסכם ולתוכניות שצורפו לו. הנציגות בחתימתה זו שלמעשה מאשרת ליזם להגיש את הבקשה להיתר, וזאת לאחר שקיבלה את הסכמת הבעלים.

3. החלטה על זהות היזם בשיתוף עו"ד מייצג הבעלים. במקרים שיש מעל 24 בעלים מאוד קשה לקבל החלטה אחת ולכן עדיף ונכון שהנציגות שעליה סומכים הבעלים- תקבע או תמליץ על יזם אחד, כאשר הבחירה תהיה מנומקת וברורה (עורך הדין יכול להמליץ אין לו זכות לקבוע).

4. הכנת ההסכם המשפטי. הנציגות יחד עם עוה"ד הבעלים, עוברת על ההסכם ומעירה הערות וכן עורכת את עקרונות המפרט הטכני יחד עם המפקח מטעם הבעלים, בטרם זה מועבר לידי כל הבעלים.

5. לשם קבלת החלטות על הנציגות לקיים אסיפה כללית של בעלי הדירות בבניין בהתראה של 3 (שלושה) ימי עסקים ו/או משאל טלפוני ו/או משאל מדלת לדלת ו/או בדואר אלקטרוני בין הבעלים. הבעלים מתחייבים לשתף פעולה עם נציגות הבעלים ולהיות זמינים לנציגות הבעלים באורח רציף.

6. נציגות הבעלים תהיה רשאית לדרוש מהיזם להציג בפניה כל אישור או מסמך שהיזם התחייב להציגו לבעלים ו/או מי מהם לפי ההסכם המשפטי ו/או שהבעלים רשאים לדרוש אותו לפי הסכם זה ו/או הדין.

יובהר, כי אין במינוי הנציגות כדי להטיל עליה אחריות חוזית ו/או נזיקית ו/או אחרת לרבות בקשר עם טיב ורמת ביצוע העבודות, עמידת היזם ו/או מי מטעמו בלוחות הזמנים, וכי חשוב מאוד שכל הבעלים יוותרו בזאת באופן בלתי חוזר על כל טענה ו/או תביעה ו/או דרישה כלפי חברי הנציגות בנוגע לפעילותם במסגרת הנציגות, כל עוד פעלו בתם לב וללא כוונת זדון.

מוסכם כי על אף האמור לעיל אין לנציגות סמכות לתת אישור מעבר לאמור בהסכם המשפטי ו/או לתת אישור לחרוג מהתמורות המגיעות לבעלים במסגרת הסכם המשפטי או לאשר תמורה עודפת למי מהבעלים ללא אישור וידיעת כל הבעלים ו/או לבצע כל שינוי בהסכם זה ללא קבלת אישור מהבעלים לפי הגדרת הרוב הנדרש לקבלת החלטות על ידי הבעלים.

ישנם מקרים בהם היו נציגים שביקשו לקבל תוספת או תשלום, מניסיון אם זה לא מוסכם ומאושר על ידי כל הבעלים, הפרויקט נידון לכישלון. חשוב להבהיר לנציגים כי התפקיד הוא בהתנדבות.

בפסק דין שיצא לפני שנה, התגלה כי אחד מהנציגים יצר קשר עם יזם הספציפי וסיכם איתו סכום עמלה עבור "השידוך" בינו לבין הבניין. מרגע התגלה הדבר, פנו הבעלים לבית משפט בבקשה לבטל הסכם זה מול אותו יזם. בית משפט פסק שההסכם מבוטל לאור הנסיבות.

חשוב מאוד שעו"ד מייצג בעלים, יברר ויבחן תחילה  שאף אחד מחברי הנציגות לא מקבל או מצפה לקבל איזו שהיא טובת הנאה.