על מנת לקדם תהליך של התחדשות עירונית, בין אם זה במסגרת חיזוק, הריסה ובניה או פינוי בינוי, נדרשת נציגות מטעם הבעלים שתייצג את הבעלים בכל הקשור לקידום וניהול הפרויקט.

בדרך כלל הנציגות מורכבת מבעלי דירות/חנויות שיש להם עניין להניע את התהליך והם נבחרים במסגרת אסיפת בעלים שמתכנסת לצורך כך. ההודעה על האסיפה אמורה להינתן לכל בעלי הדירות, גם לאלו שלא מתגוררים בבניין או במתחם, 14 יום לפחות, לפני מועד האסיפה.

טופס מינוי הנציגות חייב להיות ברור ומשפטי כדי למנוע בשלב מאוחר יותר בעיות מול הבעלים.

חשוב שאם ישנן חנויות או משרדים במתחם לוודא שיש נציג לחלק המסחרי של הבניין.

תפקיד הנציגות מתחיל עם תחילתו של ההליך ועד לסיומו, כלומר עד לשלב קבלת הדירות החדשות.

בטופס מינוי נציגות, חשוב לציין את העובדה כי לנציגות תהיה את הסמכות לקבוע על אנשי מקצוע שילוו את הבעלים בתהליך כגון: עו"ד מייצג מטעם הבעלים, מפקח בניה מטעם בעלים וכן יועץ ביטוח ולעיתים גם שמאי מקרקעין ואדריכל.  

♦ נציגות מטעם הבעלים, תמנה לפחות 3 בעלי דירות או נציגיהם, שהוסמכו מכל בניין על ידי הבעלים לבצע את כל הפעולות הדרושות ממנה כמפורט בטופס. נציגות זו, תהא בעלת הסמכות כלפי היזם מרגע• חתימת ההסכם המשפטי ועד להשלמת הפרויקט.

♦ הבעלים יהיו רשאים להחליף את חברי נציגות הבעלים, כולם או חלקם בכל שלב וזאת ע"י מתן הודעה בכתב ליזם. נציגות הבעלים תשמור על רציפות פעולותיה וכל ההחלטות שנתקבלו ו/או ההוראות שניתנו ע"י הרכב נציגות הבעלים הקודם ימשיכו לחול ולחייב את הבעלים.

♦ התפקיד העקרי של הנציגות, היא להיות בקשר רצוף וישיר עם היזם בשיתוף עורך הדין המייצג את הבעלים ומול כל הבעלים בכל הנוגע להסכם זה וביצועו.

♦ כל ישיבה שמתקיימת עם עורך הדין והנציגות – תהיה מתועדת ותשלח לכל הבעלים, באופן הזה הבעלים לא יהיו מנותקים מהתהליך ויהיו מעודכנים בכל שלב ושלב. כל תהליך קידום הפרויקט חייב להיות שקוף וברור לכולם.

♦ על הנציגות לבדוק את הבקשה להיתר – אם אכן הבקשה תואמת למה שהובטח להם בהסכם ולתוכניות שצורפו לו – בטרם היא מוגשת לעירייה על ידי היזם.

♦ במקרים מסויימים, הנציגות גם מחליטה על זהות היזם בשיתוף עו"ד מייצג הבעלים. במקרים שיש מעל 24 בעלים מאוד קשה לקבל החלטה אחת ולכן עדיף ונכון שהנציגות שעליה סומכים הבעלים תקבע או תמליץ על יזם אחד, כאשר הבחירה תהיה מנומקת וברורה (עורך הדין יכול להמליץ אין לו זכות לקבוע).

♦ הנציגות יחד עם עוה"ד הבעלים, עוברת על ההסכם המשפטי ומעירה הערות וכן עורכת את עקרונות המפרט הטכני יחד עם המפקח מטעם הבעלים, בטרם זה מועבר לידי כל הבעלים.

♦ לשם קבלת החלטות בנציגות הבעלים תהא רשאית זו, אך לא חייבת, הכל לפי שיקול דעתה הבלעדי, לקיים אסיפה כללית של בעלי הדירות בבניין בהתראה של 3 (שלושה) ימי עסקים ו/או משאל טלפוני ו/או משאל מדלת לדלת ו/או בדואר אלקטרוני בין הבעלים. הבעלים מתחייבים לשתף פעולה עם נציגות הבעלים ולהיות זמינים לנציגות הבעלים באורח רציף.

♦ הבעלים חייבים להסכים ולאשר כי כל הסכמה בכל דבר ועניין הקשור לביצועו של הסכם זה שתעשה בכתב ובחתימתם של נציגות הבעלים, תחייב את כלל הבעלים.

♦ יובהר, כי אין במינוי הנציגות כדי להטיל עליה אחריות חוזית ו/או נזיקית ו/או אחרת לרבות בקשר עם טיב ורמת ביצוע העבודות, עמידת היזם ו/או מי מטעמו בלוחות הזמנים, וכי חשוב מאוד שכל הבעלים יוותרו בזאת באופן בלתי חוזר על כל טענה ו/או תביעה ו/או דרישה כלפי חברי הנציגות בנוגע לפעילותם במסגרת הנציגות, כל עוד פעלו בתם לב וללא כוונת זדון.

♦ מוסכם כי על אף האמור לעיל אין לנציגות סמכות לתת אישור מעבר לאמור בהסכם המשפטי ו/או לתת אישור לחרוג מהתמורות המגיעות לבעלים במסגרת הסכם המשפטי או לאשר תמורה עודפת למי מהבעלים ללא אישור וידיעת כל הבעלים ו/או לבצע כל שינוי בהסכם זה ללא קבלת אישור מהבעלים לפי הגדרת הרוב הנדרש לקבלת החלטות על ידי הבעלים.

ישנם מקרים בהם היו נציגים שביקשו לקבל תוספת או תשלום, מניסיון אם זה לא מוסכם ומאושר על ידי כל הבעלים, הפרויקט נידון לכישלון. חשוב להבהיר לנציגים כי התפקיד הוא בהתנדבות.

בפסק דין שיצא לפני שנה, התגלה כי אחד מהנציגים יצר קשר עם היזם הספציפי וסיכם איתו סכום עמלה עבור "השידוך" בינו לבין הבניין. מרגע שהתגלה הדבר, פנו הבעלים לבית משפט בבקשה לבטל הסכם זה מול אותו יזם. בית משפט פסק שההסכם מבוטל לאור הנסיבות.

חשוב מאוד שעו"ד מייצג בעלים, יברר ויבחן תחילה  שאף אחד מחברי הנציגות לא מקבל או מצפה לקבל איזו שהיא טובת הנאה.